ISO50001 기준 설명 [9. 성과평가]

ISO50001 기준 설명 [9. 성과평가]

“Plan”-“Do”-“Check”-“Act” 중 “Check”에 해당하는 하나의 항목이다. 미리 말했듯 심사 시 이 9항과 관련하여(정확히는 7.5항이지만 보통 9항에서 7.5항이 걸린다) 억울한 일이 많이 발생한다. 담당자가 잘 알지 못해서 억울한 일이 발생하는데, 이 억울한 일이라는 것은 담당자는 제대로 심사를 준비하고 대응했다고 생각하지만, 심사원은 그렇지 않게 심사되는 일을 말한다. “7.5.1 문서화된 정보 – 일반사항”에서 조직이 필요하다고 결정한 문서화된 정보가 있어야 하는데, 조직이 필요하다고 결정하는 과정에 대한 증거가 없어서 발생한다. 예를 들어 “8.3 구매” 항목에서 SEU의 에너지 경영에 영향을 미치는 제품이나 서비스의 구매에 대해, 운전수명 동안 에너지 성과를 평가하는 기준을 수립해야 한다는 요구사항이 있다. 어떤 문서에 위와 같은 내용에 대한 문서를 “작성하겠다, 작성하지 않겠다(사유 포함)” 결정하는 과정이 있고 결론이 있어야 하는데, 인터뷰로 적당히 대답한 내용에 신뢰도가 떨어지는 경우 심사원은 해당 행위를 수행했다는 근거를 찾을 수 없어 “수행하지 않았다”는 결론을 내어버리는 일이 있다. “어떤 정보를 문서화할지” 정해두어야 한다는 뜻이다. 사실 누락되었다고 하더라도 심사의 결과에 큰 영향을 미치지는 않으나, “개선의 기회” 혹은 “경부적합”으로 지적이 되기 때문에 후속 업무가 발생하고, 이 후속 업무는 “효과성 평가”가 뒤따르기 때문에 부담이 된다.

"9. 성과평가" 항목은 "9.1 모니터링, 측정, 분석 및 평가", "9.2 내부 심사", "9.3 경영 검토"로 구성된다. "4. 조직상황", "6.3항의 SEU 식별"에서부터 "8.1 운영기획 및 관리"로 실행되어 이어져 온 업무의 성과는 "9.1.1 일반사항"에서 측정된다. SEU나 다른 에너지 이용의 목표, 에너지 목표 달성을 위한 실행계획의 효과성(효과성 검토)은 적절한지, 그리고 에너지 성과지표(9.1.1.a), SEU의 운영은 정해진 대로(운영기획) 되었는지, 예상 대비 실제 에너지 사용량은 어떤 차이가 있는지(9.1.1.a), 활동에 대한 측정을 어떻게 할 것인지(9.1.1.b), 언제 할 것인지(9.1.1.c), 언제 결과를 분석하고 평가할 것인지(9.1.1.d) 정해두어야 하는데, 사실 b, c, d 항목은 에너지 기획 단계에서 되어야 할 듯한 항목들이기 때문에 조직에서 판단하여 결정하면 될 듯하다. 내가 생각하기에는 해당 항목은 성과평가를 할 시기에 정하면 시기가 맞지 않아, 이미 늦었다는 생각이 든다. 그리고 통상 연 1회 심사하므로, a 항목의 준비는 심사 전 수 개월 전에 하는 것이 좋겠다. 내부 심사와 경영 검토에도 시간이 필요하기 때문이다.

조직은 에너지 성과와 에너지 경영 시스템에 대한 효과성을 평가해야 한다. 효과성 평가는 여러 번 언급한 단어로 "계획대로 모두 실행했는지", "의도한 성과를 달성했는지"를 모두 평가해야 한다. 기획한 모든 활동을 실행했는지 과정을 근거로 남겨두어야 하고, 의도한 성과를 달성하지 못했으면, 사유가 있어 설명할 수 있어야 한다. 물론, 해당 사유도 근거 문서가 있어야 하겠다. 계획에 의한 활동을 진행해 오면서 특이사항이나 공유가 필요한 내용이 있으면(에너지 성과와 관련이 있는) 역시 적절히 정보를 근거로 남겨야 한다.

조직은 에너지 성과의 "중대한 차이"를 조사하고 대응해야 한다. "중대한 차이의 기준" 역시 "8.1"항에서 요구되어 있듯 미리 준비하면 된다. 10%로 해도 되고 20%로 해도 된다. 치밀하게 구상하지 않은 기준이라도 괜찮다. 하지만 결정은 되어 있어야 하고 정보화된 문서로 보유하고 있어야 하겠다. 중대한 차이가 발생했다면, 원인을 찾아 분석해야 하고, 조치가 가능한 것이라면 재발 방지대책을 세워야 할 것이며 조치가 불가능 한 것이라면 다음에 어떻게 대응할 것인지도 미리 결정해 두는 것은, 필수 활동은 아니지만, 상식적으로 권장된다.

이러한 절차들의 과정과 결과물들이 "보유"되어야 한다. 9.1.1항의 후반부에서 요구하는 문서화된 정보의 보유는 직관적으로 이해가 가능하다.

4.1, 4.2항에서 규명된, 내부, 외부 이슈로부터의 적용 검토 사항이나 내부, 외부 이해관계자로부터 접수한 법규 요구사항, 그 밖의 요구사항에 대한 "적용"에 대한 "준수평가"가 있어야 하고. 기대 사항에 대해서는 "고려"한 결과가 적절한 근거로 제공되어야 한다. "준수평가"도 효과성 평가와 비슷한 개념으로 수행하면 된다. 효과성 평가의 결론은 "효과적인 활동이었는지"에 대한 답이고, 준수평가의 결론은 "지켰는지, 적용했는지"에 대한 답이 되겠다(9.1.2). 해당 내용 역시 문서화된 정보로 보유되어야 한다. 간단히 말해서, 요구사항은 준수평가를, 기대사항은 고려하는 과정과 결과를 문서화된 정보로 보유하면 된다.

다음에는 “9.2 내부 심사”와 “9.3 경영 검토”를 알아보도록 하겠다. 내부 심사원을 통해 심사한 결과가 최고경영자나 경영진에게 보고되어야 하고, 부적합에 대해서는 조치 요구를 해야 하며, 조치 후 효과성 평가를 수행하여 개선하는, 일련의 흐름을 역시 문서화된 정보로서 보유해 두고, 외부 심사원에게 제출하고 설명하기 위해 준비하는 과정을 담으며 “Check”에 해당하고, “Act”를 요구하는 “Check”의 활동이라고 이해하면 되겠다.