ISO50001 기준 설명 [7. 지원(Support)]

ISO50001 기준 설명 [7. 지원(Support)]

“Plan” – “Do” – “Check” – “Act” 관점에서, 내부와 외부의 상황(4. 조직상황)과 전체 업무 권한을 받고 조직을 구성할 수 있게 하는(5. 리더십) 관점에서의 Plan(6. 기획) 준비가 끝나고, 실제로 에너지 기획이 완료되면, “Do”를 위한 준비로써의 “7. 지원” 항목을 결정하고 실행해야 한다. “7. 지원” 항목은 “7.1 자원”, “7.2 역량(혹은 적격성)”, “7.3 인식(혹은 인지)”, “7.5 문서화된 정보”로 구성되어 있다.

급한 김에, 예전부터 하고 있었기 때문에 ISO50001, 에너지 경영 시스템이나 에너지 성과에 영향을 미칠 수 있는 일을 할 수는 없다. ISO50001 인증을 목표로 한다면 에너지 경영 조직이 결정한 프로세스에 맞게, 그리고 권장 이상의 전문성을 갖춘 사람이 수행할 수 있도록 해야 한다. 이것을 보장하는 장치로서 역량 혹은 적격성을 평가한다(7.2 역량, 적격성). “7.1 자원” 항목은 직관적으로 판단이 가능하고 선언적인 느낌이 강해 자세한 설명은 생략한다. 당연한 말이겠지만, 먼저 조직(에너지 경영 팀)은 에너지 성과와 에너지 경영 시스템에 영향을 미치는 업무를 수행하는 인원의 필요한 역량을 결정해야 한다(7.2.a). 결정된 역량의 기준을 통해 해당 인력의 적격성을 평가하고 보장해야 하며(7.2.b), 역량이 부족한 것으로 파악될 경우 최선의 조치는 역량을 갖춘 인력으로 변경하는 것이겠지만, 이는 지속적일 수 없고 대부분의 조직은 이것이 어려울 것이라고 예상한다. 필요한 역량을 확보하기 위한 조치(*)를 실행하여 역량을 갖추어 주는 것이 차선책이 되겠고, 실행된 조치는 효과성을 평가(**)하여 해당 인력의 적격성을 보장해야 한다(7.2.c). 7.2항의 점검, 조치 및 효과성 평가의 내용은, 적절히 문서화된 정보로서 보유해야 한다(7.2.d). 다시 언급하자면, 에너지 경영 시스템에 영향을 미치는 인력에 대해 역량을 갖추어야 한다는 뜻으로, 실제 조직에 대입해 보자면, 설비를 유지보수하는 당사 직원이나 협력 업체, 또는 공급업체나 제조업체도 해당할 수 있다.

(*) 교육훈련, 멘토링, 인력교체 등이 해당한다.

(**)효과성 평가: 두 가지 항목을 and 조건으로 모두 만족해야 '효과성이 확보되었다.''고 판단한다. 첫째, '계획한 모든 활동을 하였는가?', 그리고 둘째, '의도한 결과를 달성했는가?'이다. 예를 들어, ' “직원 A”의 “B 업무” 역량 수준이 당사 기준에 미달하므로 교육훈련을 제공할 것.”이라는 조치 요구사항을 수행하기 위해서 우선 '교육훈련 일정'을 수립하여 모두 수행(최초에 정한 교육의 수, 주기, 시간 등)해야 할 것이고, “직원 A”가 당사 기준에 의한 “B 업무”에 대한 시험을 응시하도록 하여 합격점수 이상을 획득했을 경우 조치 요구사항을 '효과적'으로 수행한 것이 된다. 심사원이나 경영자에게 이것을 보장하는 근거를 제출하고자 하면, '교육일정표'와 '교육 출석부'를 통해 교육 일정을 모두 수행했고, '시험 결과'를 통해 “직원 A”가 “B 업무” 역량을 확보했다는 것에 대한 기준을 만족했다고 보장할 수 있다.

ISO50001에서 조직에 요구하는 것은 “모든 유관 조직이 한마음 한뜻으로 에너지 경영에 참여하여 에너지 성과를 지속(!)해서 개선하는 것”이라 했다. 직접적으로 에너지 경영의 영향을 받거나, 에너지 경영시스템에 영향을 미치는 사람은 당연히 “7.3 인식”에서 언급하는 바를 모두 인식(Awareness)하고 있음을 보장해야 한다. “무엇을 알고 있어야 하는지” 역시 규정되어 있으니 나열해 보겠다. 에너지 방침(7.3.a), 목표 및 에너지 목표의 달성을 위해 에너지 성과 개선 활동이 어떤 것이 있고, 이것의 편익은 어떤지(7.3.b), 그들의 활동 또는 행위가 에너지 성과에 어떤 영향을 미치는지(7.3.c), 에너지 경영 시스템의 요구사항을 준수하지 않으면 내부나 외부적으로 어떤 의미가 있는지(7.3.d), 대부분 직관적으로 알 수 있는 내용들이다. 하지만 이를 적절한 수준으로 문서화해야 하는 것이 고민해야 할 문제이다.

내부, 외부 이해관계자 혹은 관련 조직이나 에너지 경영범위에 속한 인원에 대해 의사소통을 결정해야 하는데, 가장 중요한 것은 거창하지만 일회성인 의사소통을 요구하는 것이 아니고, “정례화”된 의사소통을 요구한다는 것이다. “무엇에 대해”, 언제(혹은 어떤 주기로)”, “누구와(혹은 누구에게)”, “어떻게”, “누가” 의사소통할지 수립하고 실행해야 하며, “의사소통 계획” 역시 보장됨을 심사받기 위해 최대한 문서화 하는 것을 추천한다. 여기에 더해 해당 의사소통 계획안에는 에너지 경영 시스템과 에너지 성과에 대해 의견을 제안하거나 개선할 수 있는 프로세스를 수립하고 실행해야 한다. 의사소통 계획 중 “어떻게” 항목에 정기회와 비슷한 성격의 방식이 있다면 해당 회의에 프로세스를 추가해도 좋을 것이고, 자연스럽고 편한 방식이 돼 누락되지 않는 활동으로 실행하는 것이 좋다.

“7.5 문서화된 정보”에 대해 단언하자면, “보고를 위한 보고”, “보고를 위한 문서 업무” 등 일반적으로 실무자들이 부정적으로 느끼는 단어들이, ISO50001에서는 부정적인 것이 아니라고 말할 수 있다. “일대다”의 의사소통 방법 중 가장 효과적이고, “인식개선”에 용이하며, “심사 시 증거자료 제출”로 용이하기 때문이다. 예를 들어 주간 회의, 매주 진행하는 행사가 있고 해당 행사에 “정례화”된 에너지 경영과 관련한 의사소통을 했지만, 근거가 없다면 심사원들은 “효과적”으로 혹은 “적절하게” 실행됐다고 믿지 않는다. 그리고, 무엇을 문서화할 것인지 결정하고 해당 결정을 문서화된 정보로 보유해야 하지만, 반드시 문서화를 해야만 하는 항목들도 ISO50001 각 항목 말미에 표기되어 있으니 참고해야 한다. 향후, 기준설명이 모두 끝나고 나면 항목별로 문서화 혹은 기록이 남아야 하는 것들을 정리해 보겠다.